电子政务环境下高校档案工作探讨

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　1　管理理念的转换在科学技术突飞猛进的大环境下,自动化、数字化、网络化成为现代档案工作的发展方向,在任重道远的档案现代化建设中,高校档案人对管理必须有正确的认识,才能在具体的工作中挑起大梁。
　　1·1　坚持与时俱进、敢于创新的理念高校电子政务是信息时代先进科技在学校工作中的具体运用,这种运用覆盖的范围及渗透的领域极为深广。面对各种科技知识成果的转化,高校档案工作者要克服守旧与惧怕改变现状的心理,应有乐于、善于接受新事物、新知识的态度,应有审时度势的头脑和长远的目光,适时改变工作方法与策略,勇于开拓与创新,积极研究吻合科技环境、科学合理的工作方法,使工作高效、有序地进行,制定相应的规章制度。
　　1·2　树立档案信息资源面向社会、服务社会的理念相对于其他部门,以往高校的体制、机制改革显得滞后,服务范围狭窄与封闭。随着改革的不断深化,这种情况有了很大改变。作为信息资源组成部分的高校档案,应该是为社会和地方经济服务的,档案资源的管理者也要随着高校办学定位方向转变而更新工作理念,加快档案信息原有的服务体制和机制改革步伐,研究与创新服务模式,建立广泛的、开放的、社会化的服务体系,树立整体观念和全局观念,在做好向学校教学、科研及管理服务的同时,积极构建信息资源平台,根据需要,向社会经济建设提供档案资源服务。
　　1·3　树立档案信息资源共建、共享的理念随着网络信息技术的发展,档案信息资源共建、共享机制建设应运而生,“但受传统管理模式与思维惯性的影响,相当一部分档案管理机构在档案信息资源建设与档案信息服务上还沿袭着传统的模式,‘条块分割’的弊端尚未割除”,特别是高校档案工作者,只把管理好本校的档案资源作为工作目标,却没能注意·170·和重视档案行业整体资源的整合,或只强调建设档案资源所需的人力或资金等的投入,忽视有独特作用与参考价值的档案资源建设,造成信息高速公路上“车少货缺”等现象。这些都是必须改正的错误做法。为此,树立网络化的服务观念,积极主动把计算机技术、多媒体技术、海量存储技术和数字通讯技术等运用到档案资源的建设中,做好档案数据库及信息服务平台的构建工作,例如,加强校际、馆际协作,改变情报、图书、档案等行业资源各自为政、互不兼容的现状,另外,创造条件,对现有的多种政府信息利用方式进行整合,建立政府信息综合数据库[2],把多种分散的信息资源有机地集中整合,积极对有价值的资源进行挖掘,避短取长,共知、共建、共享,以整体优势发挥信息资源的利用价值。
　　1·4　树立服务创新的理念建设服务型政府,对于构建社会主义和谐社会具有重大意义,档案工作作为政府工作的重要组成部分,要求我们在建设服务型政府的背景下,做好新角色,完成好新使命。
　　然而,当前在大部分档案机构,特别在高校,档案服务工作单一,在平常的业务工作中,只是围绕“查取”而展开前后的工作流程,时间长了,管理员的服务态度就显得十分被动,毫无生气,看不到档案工作的前景。要打破这种单一被动的工作局面:一是要更新服务理念,积极开拓服务领域,提升服务层次。服务是档案工作的立身之本,服务创新是档案工作创新的重中之重,只有把服务搞好了,档案工作才能获得强大的原动力,档案事业发展的路子才会越走越宽[3],只有服务创新,才有档案工作的发展前景;二是要培养起超前意识,在工作中注意把握查档者的需求规律,舍得投入时间,以认真的态度对原始档案进行分析、研究与总结,做好档案资源的整理汇编工作,提高编研成果的质量,全方位挖掘和利用好档案资源,使档案信息做到真正为学校领导、为师生员工、为社会经济建设服务。
　　1·5　树立组成高素质档案人才队伍的理念人才是知识的载体、创新的主体,是提高高校档案事业水平的真正动力,要实现高校档案资源服务现代化,必须由掌握先进技术的复合型人才为统领。当前,由于人们对档案工作尚存错误的认识和理解,很多高校在人才的使用上缺乏重视,档案工作专业队伍中适应高技术含量的人才不多,甚至有不少高校的档案专业人才长期处在匮乏的稀缺状态。为此,在电子政务环境下,在网络信息技术充分得以应用的背景下,高校领导应该增强人才意识,一是通过各种途径,想方设法引进既具有现代信息管理理论水平,又能熟练运用先进技术的档案专业复合型人才;二是积极优化队伍结构,深化学习型档案干部队伍建设,抓好现有档案管理人员的业务培训。我国在2011年初的《全国档案事业发展“十二五”规划》中就提到:只有解决好档案人才结构和干部素质不能完全适应档案事业发展需求的问题,才能把我国的档案事业做得更快、更好。
　　2　档案管理模式的转变在电子政务的实施和推动下,高校档案管理模式发生了转变。
　　2·1　服务手段的转变随着政府部门电子政务与高校网络智能办公系统的应用,高校档案信息服务以网络和数据库为重点,档案信息服务方式由以馆(室)档案信息资源为基础的有限、被动服务,转向网络资源为主的无限、主动服务;由以传统的静态、间接服务转向以提供现代参考咨询和开发编辑工作为主的动态、直接服务。通过开展档案信息的提炼加工,把分散在档案资源中的无序信息整序、浓缩,通过网络,以多种服务方式开展主动、快捷的高层次和档案信息服务。
　　2·2　档案载体的转变随着电子政务办公的广泛应用,网络技术、数码技术等现代高科技的发展以及新型材料的使用,丰富了档案载体形式,打破了长期以来人类只能依赖文字进行记录的历史,可以通过更直接、更具体、生动的图像和声音的方式展示事物,并以光盘、磁带、移动存储设备等磁性材料为载体记录存档,档案材料的收藏由单一到多元并存转变,馆藏结构也发生改变。
　　2·3　档案主要工作流程中管理方式的转变网络技术运用及电子政务办公的环境下,高校各部门可以根据自己的工作情况,合理安排时间,将本部门要归档的文件通过网络传送到档案管理部门,也可以直接将数据信息录入到档案数据库中;另一方面,通过网络,学校档案管理人员可实行跟进式服务,在形成初期跟踪指导,或者在文档形成之后,随时到各部门的专门数据文件夹中进行信息采集和核对工作,如此一来,大大缩短了文件资料转化为档案的周期[4],根据需要开展收集工作,确保了归档信息的完整性、准确性和快捷性,做到了有的放矢。（本论文由上海论文网://shlunwen. 整理提供，如需转载，请注明出处或联系我们的客服人员）