加强高校人事工作信息化管理的思考(一)
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【摘要】高校人事工作信息化程度是人事工作管理上水平上层次的一个重要标志,随着信息时代的快速发展,现代化的管理模式尤为重要。本文指出了高校在加强人事工作信息化管理方面存在的诸多问题,并提出了相应的措施及建议。
【关键词】人事工作 信息化管理 思考
1 引言
近年来高校人事工作信息化管理有力地推动了学校管理水平的提高,更好地服务了高校的教学和科学创新与变革,提高了人事工作的效率。但高校人事工作在信息化建设仍存在着很多问题,尤其是国家人事制度改革快速发展的今天,人事工作信息化管理的滞后阻碍了人事工作的跨越式发展。
2 高校人事工作信息化管理的意义
当今时代是信息高速发展的时代,信息的作用在社会活动的各个领域越来越重要。在高校人事管理工作中,传统的管理模式已不能跟上时代的步伐,尤其是近年来国家人事制度改革进入快车道以来,这对高校人事工作加快信息化管理提出了更新、更高的要求,科学发展观强调各项工作都要“以人为本”,做到“全面、协调、可持续的发展”,做好人事工作信息化管理,让计算机更多地代替人的活动,减少人力的浪费,同时也做到信息的全面、准确和创新性。因此人事工作信息化管理在高校管理中的作用更为凸显。
加强高校人事工作信息化管理,不仅可以减少资源浪费,节约成本,更能提高工作效率,紧跟时代步伐,为高校的快速发展提供保障。在传统的人事管理模式中,大量的人事信息通过人工操作,在批量处理信息时,冗长的数据不仅加大人力投入,而且浪费物力,更会因人为因素造成错误。通过信息化的手段,可以把数据统一汇总、分类处理、校对快捷,准确性高,更能适应时代的需要,彰显社会的进步。
3 当前人事工作信息化管理中存在的问题
3.1 人事管理工作信息化程度不够
目前,各高校虽然已普遍使用计算机进行人事管理,依靠网络化、办公自动化等信息技术手段取得了很大的进步,较好地服务了高校教学、科研和管理工作。但是,由于人事管理工作是一个系统工程,随着高校的大发展,对数字和信息的精确度要求的不断提高,仅依靠简单的几个数据库是不能解决问题的。比较突出的是一些高校部分信息库仍停留在设计的初级阶段,维护不及时,又无法升级紧跟发展,同时也不能共享资源,用户权限受到影响,严重阻碍了工作的进展。在新设计的软件上又无法保证数据的安全保密性,也影响对人事工作信息化管理的担心。有些高校人事管理部门虽然使用了计算机,仍然停留在输入、打印的基础上,数据库是最基础的办公软件OFFICE,各科室之间数据对接不及时,更新滞后。
3.2 人事工作信息化管理不统一
高校人事部门是起着重要的承上启下的作用,既为上级领导提供准确的信息以便决策,也担负着本单位内部人员基本信息的收集、整理、传递和维护。由于信息化的发展,高校对口的主管部门也根据各自的需要,开发出了适合自己本部门特色的专用性信息库,极大地方便了本单位工作。但高校人事部门对口上级主管部门有多个,因此信息库也分门别类,种类很多,他们之间数据也不能共享,不能相互导入导出,数据录入方法单一,不但增加了高校人事部门工作的难处,也造成主管部门数据不一致、不准确。
根据统计,河南省高校人事部门现在所面对的信息化软件大致分为三类:第一是上级各主管部门下发,且必须使用的软件。比如,在职人员工资晋升审核系统、离退休费管理系统、人员与工资管理系统、人事统计报表数据处理系统、机构编制管理信息系统、职称工作信息系统、年度考核管理审核系统、教师资格认定管理信息系统、普通话考试管理系统、人事档案管理系统。由于高校人事部门对口上级教育、财务、人事、科技、教务等多个主管部门,每个部门又因工作需要分为不同的科室,每个科室都有相应的管理软件,门类很多,五花八门,高校人事部门一对多服务,尤其是人事信息的统计工作,各科室所需要的基本信息都相同;第二是本单位内各部门使用,且需要人事部门提供数据,如工资发放系统、财务预算报表系统、科研工作管理系统、教务工作管理系统等;第三是人事部门内部管理系统,各科室之间数据不能相互融合,大部分高校仍没有建立一个完善的系统,比如各高校仍在继续实行岗位津贴的发放就没有可以使用的数据库,这个发放办法汇集了教职工教学、科研及管理等方方面面业绩量的计算,再进行综合评价分析后计作薪酬发放等。作为教职工最基本最原始的信息(单位、姓名、性别、出生年月、参加工作时间、学历、职称等),上述软件都需要录入,虽然数据库的建立是一劳永逸的,但这些软件之间是不能相互通用的,在重新录入和更新的过程中,需要每个数据库都操作一次进行维护,增加了人事部门工作人员的重复劳动,并且会加大出错的几率。
3.3 信息反馈不及时、不到位
实施人事工作信息化管理的一个关键是,信息透明、反馈及时。在目前信息化管理制度还不健全的情况下,教职工看不到本人真正的电子信息,无法查询和核对相关部门录入的个人基本情况,信息缺失或不完整,以至于影响到教职工的评聘、奖励、职务晋升、考核等,有些教职工因为身份证号、出生年月等基本信息往往来回奔波数个部门进行修改,带来不必要的麻烦。