从社会发展的角度谈文档一体化(一)

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摘要:本文从社会发展的角度来谈,文档一体化虽是信息化时代文书和档案工作发展的必然趋势,但也是受社会发展的影响的,是社会发展大系统中的一个子系统。文档一体在历经混沌统一、相对分离后,又再次进行重新融合。
　　关键词:社会发展 文档工作 一体化
　　
　　从社会发展的角度看,任何一个相对独立的工作系统都会随着社会的发展、时间的推移而不断地变化、发展着。由文书工作和档案工作组成的系统,也有其自身的形成、演变和发展过程,但万变不离其综,它仍然是社会发展中的一个子系统,它的发展必然受社会发展这一大规律的影响。纵观文档一体化由不成熟走向成熟的发展过程,可以发现,它由初始的统一状态,经过相互分离状态,又走向新的统一状态,这一系统遵循着客观事物从肯定到否定、又从否定到肯定地曲折发展的规律,呈现出合——分——合这样一社会发展趋势。
　　
　　1 文档一体的混沌统一时期
　　
　　1.1 我国古代文档一体的形成。
　　我国文档一体的原始状态,笔者认为可以追溯到原始社会末端的黄帝时代。黄帝时代是一个相对统一的社会时代,为了简单管理的需要,部落联盟的首领们开始借助文字来对社会事务来进行管理。这样,文书和档案便应运而生,但两者的产生是融为一体的。《史记·索隐》道:“《世本》及《律历志》,黄帝使羲和占日,常仪占月,臾区占星气。”宋衷在为《世本·作篇》作注为:大挠、隶首、容成“皆黄帝史官”。而“占日,占月,占星气”等活动基本上是社会发展的过程,这一时期社会事务的管理也相对简单,文书和档案便融合在一起。同时由于社会发展简单,文件形成的数量也就较少,这些文件多数甚至全部都要作为档案保存,两者几乎是相等的。因此文书工作和档案工作好就没有分离的必要性了。
　　1.2 古代文档一体的发展时期。
　　“史官文化”开创了文档一体的状态后,在相当长的时期内,社会发展进程程度缓慢,文书工作与档案工作所受的影响也不明显,因而两者并没有明确的界限,文书工作和档案工作组成的系统呈现为一个整体。这一状态一直持续了三千多年。在这一长期的发展过程中,两者孕育了相互分离的因素,各自朝着独立的方向发展。这种发展趋势,以隋唐、宋时期最为明显。
　　隋唐时期,由于社会的发展,封建的中央集权不加强,社会事务也不断增加,文档数量也就开始日渐增多。同时统治者对档案的利用也越来越频繁,这为文书工作和档案工作的分工提供了可能。唐代时出现了“甲库”这一专门性质的档案库房,档案管理人员开始脱离文职独立出来。
　　宋代由于中央集权制度高度加强,中央机关的事务大大增加,因而专门负责处理文书工作的机构和人员得到加强,档案保管人员的地位的相应下降。同时档案保管技术也有所创新,架阁库制度渐成雏形;档案保管装具也有所创新,出现“架阁”;同时宋代的档案管理方式也有重大变改,开创了“千文架阁法”,这一档案管理方式为后代王朝乃至民国时期所沿袭;宋代国家机关还在全国普遍设立架阁库,架阁库是近现代机关档案室的雏形。至此档案工作开始独立发展,自成系统。
　　但这一时期并不单纯地表现为渐进分异,系统整体还是相对统一的,民国时期的“文书、档案连锁法”便是其突出的体现。民国时期,国民政府为了改变行政业务的局面,提高行政效率,南京政府施行了文书档案改革,其核心便是“文书、档案连锁法”:即在一个机关范围内,以集中统一的原则组织文书、档案工作。文书档案改革一定程度上使国民政府的行政工作得以整顿,同时对于近代档案工作的发展也起了相当的促进作用。
　　
　　2 文档一体的分离
　　
　　文档一体的分离始于20世纪50年代。这一时期,国家行政机关认识到文档管理对于行政管理的重要性,并对文档工作进行了一系列的加强和管理。1951年4月,第一次全国秘书长会议召开,制定了《公文处理暂行办法》,统一了机关文书、档案工作的基本原则和作法,初步地改善了机关的文书、档案工作。1954年,第一次全国档案工作会议召开,会议通过的《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》,《条例》分别规定了文书工作和档案工作的基本原则、任务和组织,还规定了文书工作具体管理上的原则方法,为文书工作和档案工作的分工奠定了一定的基础。1956年,为了适应国家机关工作和科学研究工作对于档案的迫切需要,国务院发表了《关于加强国家档案工作的决定》,《决定》规定全国档案工作都应该由国家档案管理机关统一地、分层负责地进行指导和监督;各级机关的各类档案材料,应该由机关的档案业务机构——档案室来集中管理,不得由承办单位或个人分散保存;同时提出了全面推行文书处理部门立卷,以建立统一的归档制度,从而打破了人们头脑中立卷工作属于档案工作业务范围的传统观念,划清了文书工作和档案工作的界限,使文书工作和档案工作有了明确的、科学而合理的分工。从此,文书工作和档案工作各自作为一个独立的工作系统而运行起来,文书、档案工作系统进入了相互分离的时期。