电算化会计内部控制研究(一)

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内部会计控制制度是一个古老而又年轻的话题，在财政部发布了《关于研究制定单位内部会计控制制度的总体思路》、《内部会计控制基本规范》、《关于加强货币资金会计控制的暂行规定》之后，已在理论界和实各界掀起了研讨企业内部控制制度的高潮。本文拟从会计电算化系统的角度，研究内部会计控制制度的有关问题及对策。

一、对内部会计控制制度简要的回顾

内部会计控制制度是社会经济发展到一定阶段的产物，是随着单位对内强化管理对外满足投资者及其他社会需要而不断丰富和发展起来的，它经历了由简单到复杂，由不完整到完整的过程。综观其历程，我们不难发现，无论是内部会计控制思想的产生还是内部会计控制的发展与完善，都离不开特定的社会政治经济环境。西方市场经济发达国家的内部会计控制制度已经比较健全完善，但决不能照搬照抄，因为我们的法制环境、市场经济环境、管理思想与管理技术较西方有一定的差距，否则，无异于“拔苗助长”。诚然，我们应不断努力与国际经济管理惯例接轨，但我们务必要坚持实事求是的原则，一方面，要努力改善内部会计控制的大环境，另一方面，要从我国实际情况出发，立足于基础环节，逐步总结和形成我国的内部会计控制制度体系。尽管我们的内部控制基础相对较弱，但我们亦有后发优势。我国的会计电算化发展非常迅猛，应用的广度和深度都在不断加强。所以现在我们来研究内部会计控制问题，不仅要考虑当前的社会政治经济环境，而且还要考虑会计管理工作的信息技术环境。

二、会计电算化条件下内部会计控制的特点

在会计电算化系统中，内部控制的目标仍然是确保法规的贯彻、保护单位资产的安全和完整、提高单位经营管理水平、促进会计信息质量的提高。因此，许多手工会计核算系统内部控制的基本要求在会计电算化系统中仍然有效，但建立在会计电算化系统基础上的内部会计控制确实有其不同于手工会计系统的特点和要求。具体如下：

（－）数据处理的集中性使会计工作组织会发生质的变化

在手工会计的组织方式下，企业的会计部门常按经济业务的性质分为不同的职能中心或不同的工作岗位。在这一组织方式下，不同岗位的人员各司其职，彼此构成一个内部牵制网，十分严密，因而很少出现错漏或舞弊的行为。而一旦出现问题，也可通过核查不同的责任者追究责任。这种职能的分割与人员的分工便形成了行之有效的手工会计的内部组织控制。会计电算化信息系统是按照计算机数据处理系统组织起来的。经济业务的记录和加工，手工会计的记帐、算帐、报帐全部由电子计算机自动完成，这种数据处理的集中性使得传统的组织控制功能减弱。与此相适应，会计部门常常划分成数据（信息）收集组、凭证编审组、数据处理组（包括数据输入、处理、输出）、财务管理组、系统维护组。

（二）会计电算化系统运行的复杂性，使内部会计控制的范围扩大，内部会计控制的难度加大

由于电算化系统的数据处理方式与手工系统相比有所不同，以及电算化系统建立与运行的复杂性，要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工系统中没有的控制内容。如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等，因而加大了内部会计控制的难度。

（三）会计电算化控制手段和方式的变化，加大了电算化系统的控制风险

控制方式和手段由手工控制转为手工控制和程序化控制相结合。在会计电算化系统中，原有的手工控制手段有些保留，但需要增设一些包含于计算机程序中的程序控制。一般来讲，电算化程度越高，采用的程序化控制也要求越多。电算化系统中手工控制与各类程序化控制相结合的特点，反映了电算化控制技术的复杂性。

三、会计电算化系统内部会计控制体系的构建设想

笔者认为，会计电算化系统内部控制体系的构建可从宏观和微观两个方面入手：

（一）宏观方面

1．营造一个完善的内部会计控制环境

这是整个内部控制系统的基石。具体来讲，就是要尽快真正建立现代企业制度，实现产权明晰、权责清楚、管理科学、政企分开，从产权制度上保证内部控制制度的有效实施，使所有者能有效行使职权，加强对全体管理者所实施的监控；同时也使管理者能明确自己的职责权限，进一步强化对生产经营管理过程的监督与控制。总之，只有通过产权制度改革，建立现代企业制度，企业才会有动力去实施内部会计控制，内部会计控制才能发挥出其应有的作用。

2．加强对会计电算化系统研制开发的控制会计电算化系统的研制开发是一项系统工程，不仅涉及到诸多学科，如计算机学、会计学、系统工程学等，而且还涉及到其系统是否遵循当前的会计法规和财经制度的有关规定。为此，财政部规定只有省以上（包括省级）财政部门才可以组织商品化会计软件的评审，目的是为了保证商品化会计软件的质量。然而，大多数商品化会计软件仅仅是手工会计的功能模拟，而在内部会计控制这方面却先天不足，又没有好好地解决这些问题。例如，当前的会计软件大多数采用XBASE数据库管理系统，数据安全性较差，尽管各会计软件系统采用了一些内部控制机制，如设置口令、设置使用权限等，但对与掌握XBASE的人来说，这些都形同虚设，起不了作用，因为可以直接打开数据库修改数据，并且保证数据库之间数据的一致性。还有数据修改不留痕迹，在机内没有相应的数据修改记录，不能为审计工作留好接口。再有岗位分工是手工操作中的重要内部控制手段，这在会计电算化系统中虽有体现，但还不够合理明确，实践中可操作性不强。因此，财政部门在依据《会计电算化管理办法》、《产品化会计核算软件评审规则》、《会计核算软件基本功能规范》等法规对商品化会计软件进行评审时，在基本功能模块符合规定的前提下，不能忽视对软件内部会计控制的检查，使会计软件公司明确自己的责任，严格规范会计软件产品的程序系统在数据输入、处理、输出、传输和安全保护的控制功能。





3．建立和完善会计电算化的管理制度

管理制度是保证实现会计电算化安全、准确、可靠的先决条件。不建立和完善有关管理制度，不但不能很好地发挥会计电算化的作用，反而有可能造成会计工作的混乱，甚至给企业和国家造成损失。管理制度一般包括下列几方面的内容：

（1）各种人员的岗位责任制。确定各种人员的职责范围及其考核办法。

（2）安全保密制度。制定口令密码的使用和管理办法，机房、保卫、数据资料安全等方面应遵循的制度。

（3）机器操作管理制度。规定应遵守的机器操作过程和应注意事项。

（4）数据管理制度。规定输入、输出、存储、查询、使用数据应遵守的制度。

（5）会计档案管理制度。修订《会计档案管理办法》，重新规定会计档案的范围、保管办法以及领用手续。

（6）系统维护管理制度。规定系统维护的申请、审批和应完成的任务。