如何高效地开会？(一)

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胡小迪

　　我原先觉得自己会议组织能力太差，所以专门去图书馆借了几本关于“如何高效开会”的书，书名和作者都忘记了，但是里面的方法受益匪浅，希望能对大家有用。

　　首先我们要明确的两件事，一是我们为什么要开会，二是在会议里面不同的人所扮演的角色。

　　其实很多时候会议效率低下，主要原因是我们不知道究竟为什么要开会。在办公室坐着坐着突然就被叫去开会了，然后听的稀里糊涂开始犯困，最后布置了一个觉得很头疼的任务就出了会议室了。如果我们能明确到底为什么要开会，效率可言至少提高一半。说到底，开会一般是为了去解决一个团队共同的问题的。它不应该提倡各位与会人员即时对某个问题提出看法，应该是最开始的时候就已经针对脑子里成成形的想法各抒己见，按照问题的核心找出最佳解决办法。头脑风暴式的会议不应该算作正式的会议，因为它的着眼点是要激发大家的思维，围绕问题创造出新的可能方案，却并不一定要求当场就得出问题的解决办法。布置任务式的会议是最让人难受的，因为我们都在被动地去接受，而没有办法去表达自己。因而我建议布置任务这样的东西，以邮件的形式传达清楚，包括责任人、责任范围、截止时间、任务需要达到的效果等。所以，一句话，我们为了解决阻碍共同利益的问题而开会。

　　在会议里面的角色，大家应该体会很深。一般有人在主讲，有人一直处于被动听意见的状态。其实我们可以分为会议的引导者以及参与者。会议的引导者大致相当于主持人的作用，他负责贯穿会议的主线保证讨论不跑题，并且时刻调度会议气氛;参与者主要是负责发表及倾听意见的。如果你是会议的召集者，一般就要作为会议的引导者。

　　接下来要解决的问题是：当我们要开会的时候，我们应该干什么?

　　事情都有从准备到进行到收尾的过程，会议也一样。

　　准备工作：会议的召集者最好提前通知各位与会者会议即将讨论的内容，以及讨论需要达到的效果。比如“我们今天晚上要吃什么?我们的要求是必须荤素搭配，还要有汤”。会议的参与者提前阅读邮件或者其他通知，在脑中对问题进行解析，将自己的思路形成草稿或者简单记录下来，到开会的时候发表自己的意见。

　　我个人认为，在进入会议室之前非常重要的一个环节就是清空自己的大脑。不管是引导者还是参与者，都需要把自己开会时间之前脑子里的想法和情感放空，让自己全身心地投入到会议之中。只有在这种最自然的状态下，创意才能自然而来，我们才能专注于解决问题并且提出新的见解。不要去想之前有什么烦心事，到了该做什么事的时间就做什么事，这样效率才最高。