浅谈印刷业ERP采购管理系统的构建

详细内容

ERP与采购管理

　　ERP是现代企业管理的重要手段，它是由美国Gartner Group公司提出的一套管理思想，以企业供应链管理为核心，从企业全局角度进行经营和规划，是企业的综合集成管理系统。ERP综合考虑了制造商、供应商、分销商及客户等各方面的影响。它有三条主线：以生产管理为核心的生产流，以库存管理为核心的物流，以成本控制为核心的资金流。它的应用使得企业生产流、物流、资金流协调一致，企业资源得到优化配置，最终提高企业的经济效益。可见，ERP是企业在市场化过程中的必然需要，对企业发展有十分重要的意义。

　　采购管理是企业为达到日常运作与战略目标，对企业采购活动进行的管理。它是一个企业内部供应链的开始，同时又是企业与企业之间供应链的桥梁。它是物流和资金流的重要组成部分，对保证信息正常流动、交货期、降低成本等有着非常重要的作用。因而采购管理信息系统一直是各行业实施ERP时关注的重点，ERP管理模式下的采购管理信息系统为改善流程、提高生产率、降低成本提供了极大的机会。

　　印刷行业的特点及存在问题

　　印刷行业与其他行业相比有其自身特点。如：生产方式特殊，必需按施工单组织生产，印刷出的成品只能专属于某客户，不能更换和处理;产品种类繁多，定货量无论大小，都要分别对待，排产、核算工作量大;客户个性化要求高，产品要求时效性高，若不能按期交货可能使产品报废，给企业带来巨大损失;原材料成本比重高，这就要求加强对原材料的采购管理，对供应商进行价格和质量认证;各环节相互制约性强等。

　　面对越来越激烈的市场竞争，传统的印刷行业信息管理系统有着明显不适应企业发展的缺陷：1)信息孤岛现象。由于系统缺乏总体规划，企业已有应用系统之间相互独立，数据不能实时共享，形成信息孤岛，影响系统效率和企业数据的实时性、一致性和完整性。ERP管理水平滞后。已有系统不能体现企业新的经营理念和管理模式，在某种程度上只是替代人工作业方式的计算机辅助系统，功能单一，滞后于市场需求的变化。2)在采购方面，采购计划的制订几乎全靠手工完成，效率低下，采购计划应变能力较差，采购费用也较高。

　　因此重建企业的管理信息系统，引入ERP转变企业的经营策略和生产方式显得非常迫切和必要。本文结合我国印刷行业的现状，论述了ERP 项目中采购管理子系统的设计与实现，为印刷企业引入ERP采购管理系统构建框架。

　　系统设计的关键

　　生成合理的采购计划，提高效率。

　　制订合理的采购计划，是降低采购成本、控制库存的重要保证。而采购计划是根据采购申请制定的，生成采购申请主要有3种方式。

　　1)人工请购方式在一个闭环$维护和修改采购单;查询各种采购单的执行状态;收货、退货管理等功能。

　　2)供应商管理。该模块记录了供应商的各种信息，包括供货范围、供货能力、供货质量以及与本企业合作的交易记录。与一个信誉良好的供应商建立稳固的长期合作关系是至关重要的，所以本系统提供了一套完整的供应商评估流程，采用人工评分与系统自动评分相结合的评估制度，合理公正地评估供应商，使公司能和一些优秀供应商建立良好合作关系。

　　3)采购结算。该模块包括采购统计、应付款管理和发票管理。可根据不同要求统计某段时期的采购情况，生成相应报表。根据采购单制作相应付款计划并生成报表，财务处付款后自动修改供应商的付款记录，这需要一个与专用财务软件的接口。若款项完全付清，则对该采购单的跟踪完成。发票管理包括登记发票和查询发票。

　　4)样品评估。当该公司要用到某种新物料或有供应商推荐使用某种新物料时，需登记该物料并由相关部门对其评估，本模块给其它相关子系统提供一个接口，以填写评估意见，若评估合格则增加为新供应商或修改已有供应商信息。

　　系统实现

　　系统开发环境

　　鉴于该公司的实际情况，本系统采用C/S 架构。


　　本系统严格按照软件工程方法进行设计，对数据库设计、界面设计、编码设计等都有严格统一的规范。本系统有如下特点：

　　1)采用通用构件技术。程序设计时尽量把常用功能写成函数放到公共模块中，把通用模块(如登录、日志管理、用户管理等模块)做成模板文件或类文件，以便与其它子系统共享资源并为后继开发做技术准备。

　　2)将软件开发方法中的快速原型法应用于数据库设计。根据一定规范建立数据库后，用关系规范化等理论进行检查，也可采用简单的另一方面与公司应用的其它子系统实现了很好的集成，企业信息在各部门之间流通加快，数据充分共享，性能稳定、可靠。因此，该系统有良好的通用性和可扩充性，具有一定的推广价值，有较好的应用前景，采购管理系统在印刷行业中的应用搭建了框架。

　　小结

　　采购管理是企业控制成本，保证交货期的重要手段，ERP的引入加强了印刷行业的采购管理，并与其它系统环环相扣，提高了生产效率，实现了科学管理。

　　电子商务是未来印刷行业的主流商务模式，新一代ERP应将供应链管理、客户关系管理、企业办公自动化等全面集成优化，以支持产品协同商务等企业经营管理模式。鉴于某彩印公司的规模，本系统采用C/S模式，仅能在企业内部使用，本系统还有待进一步提高和完善，应进一步提高采购计划制定的灵活性。随着企业经营环境的变化、信息技术的不断发展，基于ERP管理模式的采购管理系统必将朝着更加科学化、集成化、智能化、网络化的方向发展。