哈佛管理技能培训教程：第十一单元 哈佛经理手册 第三章 哈佛经理会议准备(一)

详细内容

　第三章 哈佛经理会议准备

会务准备
　　主席应如何控制会议以增进其实效?谈到控制，管理学界有这么一句脍灸人口的名言，可供作参考：最好的控制便是避免丧失控制!为了避免对召开的会议丧失控制，主席应在开会之前做妥准备工作。就一般性的会议而言，开会之前的准备工作至少包括下列八项：

　　(1)会议目标的设定；

　　(2)与会者的选择；

　　(3)会议时间的选择；

　　(4)会议地点的选择；

　　(5)会议场地的布置；

　　(6)议程的指定；

　　(7)会议通知的派发；

　　(8)开会前的最后审查。

会议目标的设定
　　决定召开会议之后的第一项最重要的准备工作，便是设定会议目标。良好的会议目标应符合四项要求：

　　1.会议目标必须用书面列明

　　许多会议主持人在规划会议的时候，都以为没有必要将目标写出来。他们常说他们已将目标记在脑中，而且只要他们时常想起它们，则是否诉诸文字，将不会产生任何实质上的差别。其实，这是一种似是而非的论断。用书面方式写下会议目标，可以产生三种好处：第一、有助于目标内涵澄清；第二、书面目标较不容易被遗忘；第三、当目标种类繁多时，以书面写下比较容易调和它们之间的潜在矛盾。

　　2.会议目标必须切合实际

　　所谓切合实际，即指具有实现的可能。但是“会议目标必须切合实际”这句话，并不意味会议目标应该是容易实现的。事实上，一种不是轻易能够实现的目标，对目标的追求者才具有真正的挑战性。这即是说，会议目标不但应具有相当的挑战性，而且也应该有被实现的可能。

　　3.会议目标必须具体而且可以衡量

　　含糊笼统的目标极难充作行动的指南。例如某单位主管因为感到该单位产品不良率过高，而决定开会研讨降低产品不良率方案。倘若他将会议目标认为“探讨如何降低产品的不良率”，则该目标肯定难以充作与会者提供意见的指南，因为他没有具体地指出产品的不良率应降低多少，以及应在多长的时间内达到这个结果。但若他将会议目标改订为“探讨如何在十月底之前令产品不良率由目前的5%降低至3%”，则上述缺点将不复存在。

　　4.会议目标所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”

　　“应做什么”是以主席为本位，而“应实现什么”则是以成果为本位。以主席为本位的目标，远不如以成果为本位的目标那样具有实效。例如当会议目标被订为“向员工宣传新的告假程序”时，主席可能只会照本宣科一番而草草了事，但若会议目标被订为“令员工了解新的告假程序”，则主席将不能不关心员工对新的告假程序，是否已真正了解。

　　

与会人员的选择
　

会议目标设定之后，紧接着便决定与会的人选。主席原则上只应考虑邀请下列两类人士与会：

　　1.对实现会议目标有潜在贡献的人

　　会议既然是以目标的实现为导向，因此主席在决定与会者人选之际所应优先考虑的，便是邀请对实现会议目标有潜在贡献的人参与。但这并不意味这些人非出席会议不可，因为主席有时可以在会议之前约见他们，并征求他们的意见。这样做，将可免除他们出席会议。

　　2.能够因参与会议而获得好处的人

　　让这些人参与会议，固然有助于会议功能的发挥，但主席也可故意不邀请他们参与，而只在会议之后，将开会的结果通知他们。

　　主席对于难以分辩是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。

　　需要特别留意的是，与会者人数不宜太多。理由有三：

　　(1)会议的成本非常昂贵，因此没有必要出席或列席的人士，尽量不要让他们参加。

　　(2)在定好的会议时间内，与会者人数一多，则每一位与会者的平均参与机会将随之减少。

　　(3)与会者人数一多，沟通将趋于困难。例如当与会者只有3个人的时候，沟通渠道只有6个；与会者增至4个人，沟通渠道增至12个；与会者增至8个人，沟通渠道增至56个；其余依此类推。沟通渠道越多，与会者对信息的掌握能力将越低。

一般管理者所公认的较理想的与会人数，是5～7人。因为在这样的人数下，不但沟通不致发生困难，而且与会者普遍拥有较多的参与机会。倘若与会人数甚多，譬如多至20人以上，主席可以视实际需要而采取分组讨论方式，处理各种议案。

一名员工每次参加企业会议，都会使公司受到某些方面的损失。因此，实用经济学要求每份邀请都必须有建设性作用。假如一个人并非必须参加会议，他的时间就能在其它方面为公司多作贡献。而且，没有兴趣的出席者会造成妨碍。

要把每一位参加会议的人都看作资源。资源的利用应按照需要，而不是多多益善。一间拥挤不堪的房间可能使参加会议者泄气、不能实现自己的目的。

为了从每个资源得到最大好处，管理部门既不能把与会者的责任和技能认为是当然的，也不能假定其个人目的和公司的目的一致。人们希望从会议得到的东西往往不是会议主持人所确定的会议目标。

要把企业会议看成是一个若干个人的群体，他们必须互相影响以完成某项工作；不要单纯问谁应当参加，而要问为什么参加。下面是请你考虑的一些因素：

(1)参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果?

(2)这个人在中心议题的专门知识方面，是否确有需要或能有所贡献?

(3)这个人以前对这种情况，有没有经验，或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系(例如代表某一特殊利益的小组)?

(4)级别或地位是否适合于这个小组?(下级职员和他们的上司在一起参加的时候，心理上常会不自然，以至于影响他们反应的质量和真实性。)

(5)假如要做决议，这个人是否能做(他不应是一个从属的人，这种人可能缺乏完整的全面知识和适当的权威)??(6)他是否具有行政或法律责任来进行审查或决定?

(7)为帮助会议开得成功，这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势，提出一个不偏不倚的客观见解，或发挥评论者或媒介者的作用?

(8)他的才能或职责是否与其他与会者重复?

(9)由于某种理由，他或她的出席是否会妨碍会议的总体成效?

(10)是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参加全部会议，而不是人在心不在?

出席人应当提前了解的事项
　

1?交通

(1)谁预定飞机票?是个人，还是公司?

(2)如果人们自己预定，他们找谁?是否用一个负责人的姓名，以便电话接线员一听就知道?

(3)他们应计划在什么时候到达?

(4)预定飞机票何时截止?

(5)从飞机场到会议场所是否提供交通工具?谁提供?

(6)如果不提供交通工具，个人如何自行安排交通?

2?会议场所?――要几人同住一室吗?

(1)如果是这样，能否挑选室友?还是和生人同住，以便人人都能多结识一些朋友?

(2)人们能否指定禁止吸烟的房间(许多场所现有此种房间)或不吸烟的室友?

(3)有无健身俱乐部?游泳池?高尔夫球场或网球场?其它娱乐设施?

(4)人们是否须自备体育用具?

3?衣服

(1)会议场所设施在门厅和餐室是否有衣着规定?

(2)公司管理部门要求会议期间何种程度地遵守礼节或不拘礼节?

(3)娱乐活动，有精致装饰的宴会或宴会是否需要特别衣着?

4?会议

(1)人们是否应当携带卷宗或顾客记录?

(2)会前是否有须完成的任务?

会议时间的选择
主席在选择会议时间时，首先应该考虑的便是自己的时间，此即能令自己获取充分准备以及方便自己作息的时间。这种作法并不表示主席是一位自我中心的人，因为主席既然是会议成